Надо укреплять дисциплину :определить для призеров дедлайн отправки данных, например неделю ,после итогов на форуме,не отправил вовремя - в пролёте с призом и приз переходит к следующему по списку ,ему админ личным сообщением требование о предоставлении данных для оплаты,если и он не предоставил данные ,списки на оплату передаются без недисциплинированных трейдеров.
Ровно через 10 дней после итогов, например , списки уходят на оплату. Иначе этот бардак никогда не закончится,а винить будут админа за чужое разгильдяйство.